DOKUMENTER ÅRSMØTE 28.2.19

DOKUMENTER ÅRSMØTE 28.2.19

Tromsø Golfklubb Årsmøte – 2019

Tid: 28. februar kl. 19.00

Sted: Quality Hotel Saga

Saksliste

Sak 1 Valg av møteleder, referent og underskrift av protokoll

Sak 2 Godkjenning av innkalling og saksliste

Sak 3 Styrets årsberetning

Sak 4 Klubbens årsregnskap 2018 og budsjett 2019

Sak 5 Fastsettelse av medlemskontingent 2019

Sak 6 Valg av nytt styre

Sak 7 Valg av revisor

Sak 8 Valg av valgkomite

Sak 9 Innkomne forslag

Sakspapirer til årsmøtet:

Innhold

Saksliste ……………………………………………………………………………………………….      1

Innhold ………………………………………………………………………………………………….    2

Styre og komiteer ……………………………………………………………….   3

Sak 3 Styrets beretning 2018………………………………………………………………………. 4-5

Rapporter fra komiteene ……………………………………………………          6-9

Sak 4 Klubbens årsregnskap 2018 og budsjett 2019 ……………………………  10-11

Sak 5 Forslag til medlemskontingent 2019 …………………………………….    12

Revisors beretning og valgkomiteens forslag legges frem som separate dokumenter

Styre og komiteer

Styret i Tromsø GK 2018:

Kjell-Are Vassmyr:      Styreleder

Monica Wara:             Styremedlem

Ulf Jensen:                  Styremedlem

Bjørn H. Wikasteen:    Styremedlem

Andreas Hildonen:      Styremedlem

Svein Hoel:                  Styremedlem

Revisorer: Are Bessesen og Åse Brinckman Krane

Følgende komiteer med ledere og medlemmer har vært nedsatt:

Rapporter fra komiteene ligger som vedlegg til denne beretning.

Valg: Rolf Evensen, Åse Brinckman Krane, Hans Henrik Linnet

Barn/Junior: Bjørn Halvor Wikasteen / Gry Dons

VTG: Bjørn Halvor Wikasteen

Turnering: Bjarte Toftaker, Fred Abelsen, Stian Ørbeck Sørheim, Gøril Harila

Dugnad: Styret

Handicap/Golfbox: Rune Karlsen / Bjørn Sønsteby

Banekomite: Bjørn Sønsteby / Roger Franzen / Rune Karlsen

Damekomite: Ingen

Kasserer: Monica Wara

Hjemmeside: Daglig leder

Festkomite: Styret

Representant fra styret på Golf Forum 2018: DL Bjørn Sønsteby

Sak 3 Styrets årsberetning for Tromsø Golfklubb

2018 ble et interessant år for Tromsø Golfklubb.  Klubbens økonomi har stabilisert seg, dog er det en kontinuerlig utfordring å skaffe nok sponsorer samt tilstrekkelig medlemsmasse.  Dette er naturlig, gitt en kort sesong og en idrett som fortsatt er relativt lite kjent i vår region.  Styret vil framover fokusere på aktiviteter som kan bidra til å synliggjøre vår sport ytterligere, og vil henstille alle våre medlemmer til å bidra der man kan.

Som normalt bød også sesongen i år på værmessige utfordringer i starten av sesongen.  Men totalt sett var baneforholdene i år svært bra, og styret er fornøyd med kvaliteten på anlegget.  Spesielt fairwayene har hatt store forbedringer ift tidligere år.  En stor takk til alle som har bidratt.

Anlegget er nå i drift i store deler av året på grunn av vårt samarbeid med Lyngen Alps.  På vinteren benyttes våre fasiliteter til vinterturisme, og dette bidrar til ekstra inntekter samt ytterligere jobbmuligheter for de som er deltidsansatt.  Styret er overbevist om at dette samarbeidet vil utvikle seg videre, der en framtidig visjon er å utvikle området til en helårlig turist destinasjon.

Aktivitetsnivå (greenfee, turneringer og andre arrangementer) har i stor grad blitt gjennomført i henhold til plan og budsjett.  Styret vil bemerke at det fortsatt er stor kapasitet på banen, målet må være å få ytterligere spill på banen i den korte sesongen vi har til rådighet.  Alle innspill og bidrag fra våre medlemmer som kan bidra til å øke aktiviteten er velkommen.

Styret jobber kontinuerlig med å forbedre baneforholdene, ut fra begrensede økonomiske rammer.  For neste sesong vil vi fokusere på oppgradering av tee-stedene, samt sikre at vi får banen klar for spill så raskt det lar seg gjøre.  Vi vil derfor mobilisere green-keeper en måned tidligere enn tidligere år.  Videre vil vi være helt avhengig av dugnadsarbeid for å gjøre nødvendig oppgraderinger samt vedlikehold.  Vi er svært takknemlig for allt frivillig arbeid som medlemmene gjennomfører, uten dette vil vi ikke evne å holde banen i den stand den er i.

Selv om vi også i år har et positivt resultat, så er klubbens økonomi sårbar for uforutsette hendelser, spesielt relatert til vår maskinpark.  Styret vil henstille klubbens medlemmer til aktivt å rekruttere nye medlemmer, det betyr enormt mye.  I tillegg er styret alltid på jakt etter nye sponsorer, og vi håper at alle kan være med på hjelpe klubben med dette.

Styremøter

Det er avholdt 6 ordinære styremøter i perioden. Styret har i tillegg deltatt aktivt i samarbeid med de ulike komiteene i planlegging og gjennomføring av 2018-sesongen. Styret har deltatt på deltatt på fordelingsmøte for de nordnorske klubbene og Golf Forum 2018 på Gardermoen.  Klubben var også representert på idrettens åpne dag i sentrum.

Andreas Hildonen og Ulf Jensen trer i år ut av styret, og vi andre takker dem varmt for innsatsen.  Uten frivillig arbeid stopper klubben.

Prioriterte områder har vært:

  • Nøktern drift og synliggjøring av at vi nå driver hele anlegget som et idrettslag
  • Planlegging av sesongen med særlig vekt på utvikling av banens drift
  • Arrangere turneringer i regi av NGF, klubb og sponsor
  • Rekrutteringsarbeid og golfkurs
  • Dugnad og banepleie
  • Videreutvikle anlegget til vinterturisme sammen med Lyngen Alps.

Medlemsoversikt

Per januar 2019 var antall medlemmer 345, mot 354 på samme tid i 2018.

Aktive fordelt på kjønn og aldersgruppe *
Aldersgruppe Damerr  Menn  I alt 
7-12 år
13-18 år 10 
19-24 år 15  19 
25-39 år 79  88 
40-59 år 20  102  122 
60-69 år 18  42  60 
70 år og derover 32  41 
I alt 66  279  345 

Styret Tromsø Golfklubb

Kjell-Are Vassmyr                                                          Monika Wara                                  Andreas Hildonen

Leder                                                                                   Nestleder

Bjørn Halvor Wikasteen                                             Ulf Jensen                                         Svein Hoel         

Bjørn Sønsteby, Daglig Leder

Komiterapporter

Årsrapport handicapkomite 2018

Handicapkomite 2018 har bestått av Rune Karlsen og Bjørn Sønsteby.

Års revisjon av medlemmer for 2018 ble gjennomført 18. januar 2019.

LISTE
ANTALL
 Medlemmer med 3 eller færre scorer i sesongen 122
 Medlemmer med 7 eller færre scorer de siste to sesonger 11
 Medlemmer som har oppnådd handicap 54 i løpet av sesongen 3
 Medlemmer regulert -3 0
 Medlemmer regulert -2 0
 Medlemmer regulert -1 0
 Medlemmer som ikke har blitt regulert 102
 Medlemmer regulert +1 5
 Medlemmer regulert +2 3
 Medlemmer regulert +3 2
 Medlemmer som har blitt manuelt regulert 0
 Alle medlemmer inkludert i årsrevisjonen 248
 Medlemmer regulert eller i til handicapkategori 1 0

Årsrapport Damekomité

I sesongen for 2018 har det ikke vært en egen Damekomite.

Årsrapport Arrangement/Festkomiteen

Ingen arrangementer i 2018

Årsrapport banekomite 2018

Banekomite 2018 har bestått av Rune Karlsen, Bjørn Sønsteby og Roger Franzen.

Det var mye snø på banen, men noen varme dager midt i mai satte fart på smeltingen. Vi hadde som mål å måke greenene fri for snø, knuse is og legge på vekst duk til 10 mai. En stor brøytejobb av Dima gjorde at planen ble fulgt og greenene var stort sett klare 15 mai.

Gresset hadde klart seg bra gjennom vinteren. Enkelte greener hadde dårlig ettervekst og duker ble liggende også etter åpning 2 juni. Vi hadde fin temperatur under dukene tidlig i år, men en fryktelig kald og våt juni. (snitt temperatur på 7°) gjorde sitt til at det tok litt tid før noe skjedde. Alle greenene ble re-sådd 20. mai, og støtte sådd 3 ganger gjennom sesongen. Grundig jobb de siste årene gjør at det ser ut som banen tåler litt tøffere vinter. Greenene ble ok fra siste uken i juli og utover. I august var greenene veldig bra.  Det ble ikke gjort noen ytterligere endringer i foregreensområdene, Samme klippemønster som 2018 ble videreført.

Drenering på haugen bak green 8 (mot utslag hull 9) ble utvidet for å hindre vann i å renne ned på green 8 ble gjort høsten 2017. Det hadde en fin effekt og green 8 klarte seg veldig bra

10 fairways ble re sådd grunnet dårlig vekst. Fairways ble bedre enn på mange år. Lufteren vi kjøpte ser ut til å ha god effekt og alt klippet gress ble luftet rett før banestenging i oktober 2018.

Trærne som ble ryddet rundt greenene og utslagsstedene på mange hull høsten 2017, for å gi sola bedre arbeidsforhold ifht greenområdene har hatt god effekt.

Skråningen på hull 1 rett før greenen ble jevnet ut og sådd.

På hull 17 ble det tatt av ca 1 meter høyde på kanten før greenen. Det ble planert og fjernet trær.

Takk også til dugnadsgjengen med ildsjelene Reidar Vollstad, Hagbart Nilsen, Arne Eikrem og Frode Brox Pettersen i spissen – det ble ryddet noe skog og flisekutteren ble brukt flittig. Det er fortsatt noe trer rundt på banen som må ryddes. Dette må vi gjøre opp og få bort på vårdugnaden i 2019. Dugnadsgjengen gjør en fabelaktig jobb!

Med vennlig hilsen Banekomiteen

Dugnadsrapport 2018

Innledning

Koordinatorer og lagførere har vært Hagbart Nilsen, Arne Eikrem, Ivar Solberg og Reidar Vollstad.

Behovet for aktivitet har vært meget stort og oppgavene mange. Det har da også blitt utført mye arbeid for å gjøre banen bedre og triveligere for brukerne. Krattveksten på Breivikeidet er og blir ett stykke Sisyfos-arbeid. Gjør deg ferdig àrykk tilbake til start, men det må gjøres. Takk til alle som har deltatt – ingen nevnt, ingen glemt.

Ordningen med hulladopsjon fungerer ikke optimalt og klubben ser på hvordan vi kan engasjere flere til å hjelpe med litt banearbeid. Det er behov for hjelp til å holde bunkere og litt klipping av fairways videre fremover. Da frigjøres banemannskapet til annet arbeid på banen. Dette skal prioriteres og forankres bedre i 2019. Det er flere som bidrar med arbeid gjennom hele året og det setter vi utrolig stor pris på.

Det var stort engasjement rundt pynting av utsalgsstedene og det ble gjort en strålende innsats med blomster og pynting. Takk til alle som bidro.

Aktiviteter

Åpningsdugnaden fikk grei oppslutning med drøyt 43 deltakere og totalt 110 timer dugnadsarbeid ble gjennomført. Det ble ryddet mye skog fra det som ble hugget høsten 2017, vasket klubbhus.

Gjennom sesonger er det utført ca 170 timer dugnad.  Den dugnadsjobben som utføres er uvurderlig og veldig viktig da vi er få bane arbeidere. Håper at enda flere kan bidra noen timer også i 2019

Takk til alle som stiller opp.

Skrevet for dugnadskomiteen av Bjørn Sønsteby

Årsrapport om sportslige aktiviteter

Trenerressurser som har bidratt i 2018:

Vegard Andreas Haugen, PGA pro (frivillig, ikke ansatt i klubben)

Bjørn Halvor Wikasteen, Trener 1

Anne G Ekeland, Trener 1

Thomas Harila, Trener 1

Gry Dons, Trener 1

Kristoffer Larsen, Trener 1

Jonny Fløyli, Trener 1

VTG Kurs:

Klubben har gjennomført 3 VTG kurs i 2018 med totalt 25 deltakere. Klubbens trener1 ressurser har stått for gjennomføring.

Fellestreninger med Vegard:

Vegard har som tidligere år gjennomført fellestreninger med Breivikeidet som har vært godt besøkt og vært et populært tiltak.

Barn og golf / Juniorgolf:

Arbeidet med barn og golf har ligget nede i 2018. Vi fikk bare gjennomført en barn og golf samling. Undertegnede har fått i stand avtale med Troms fylkeskommune om å bruke parkområdet utenfor kysthospitalet til barn og golf. Dette blir nytt tilbud i 2019.

Klubben deltok derimot på Barnas dag i Skarphallen 17.11.2018. Stort oppmøte og mange som fikk prøve golf.

Deltakelse i prosjekt Ivaretakelse:

Prosjekt ivaretakelse ble avsluttet i 2018, og jeg vedlegger tallmateriale. I perioden 2016 – 2018 har klubben kun mistet 3 medlemmer. Derimot er ikke tilfanget av nye medlemmer tilfredsstillende og det påhviler alle medlemmer å ta med en venn for å prøve golf. Dette er noe vi kommer tilbake til og vil satse på i 2019.

Annet:

Klubben skal delta på Paraidrettsdagene i mars 2019 (se vedlegg).

Oppsummering:

Alt i alt har det vært en tilfredsstillende sesong.  Tilgang på kursene er slik at vi beholder netto medlemskap. Men over tid er klubben nødt til å jobbe hardere med rekrutteringen. Undertegnede har en dialog med Tromsø kommune om å få til et nærspillsområde på Charlottenlund. Intet er avgjort, og det jobbes med saken.

Undertegnede trer ut av styret etter årsmøtet i 2019, men har sagt til styret at jeg kan være VTG ansvarlig i klubben dersom det er ønskelig.

Golfpro

Klubben har ikke hatt en ansatt golf pro / trener i 2018.

Alex Beeton hadde fellestreinger og enkelt timer i simulatoren gjennom vinteren.

Vegard Andreas Haugen har som foregående år, bidratt med fellesundervisning og enkelttimer gjennom sesongen.

Klubbene i Nord Norge får litt støtte fra Golf forbundet. Det legges opp til at Tromsø får besøk av en pro engasjert av de Nord Norske klubbene gjennom sesongen

Tromsø, 8.2.2019

Bjørn Halvor Wikasteen

VTG Ansvarlig klubb

Sak 4

Regnskap og balanse for Tromsø Golfklubb – 2018 og budsjett 2019

Regnskap

Driftsinntekter                                    Resultat 2018             Budsjett 2019

Salg og sponsorvirksomhet. Note 1      -1.572.070                       -1.774.000

Andre driftsinntekter Note 2                 -1.795.954                       -1.733.000

Sum driftsinntekter                                 -3.368.024                       -3.600.000

Driftsutgifter

Varekostnader                                            477.519                           487.500

Lønnskostnader                                        1.492.274                          1.609.000

Avskrivninger                                             115.048                           100 .000         

Andre driftskostnader                               996.510                          1.092.500

Sum driftskostnader                               3.081.353                          3.289.000

Driftsresultat                                               -286.671                         -218.000         

Netto finanskostnader                               135.355                            140.000         

Sum ordinært årsresultat                        -148.501                              -78.300

Overført annen egenkapital       148.501  78.300                                                           

Balanse pr. 31.12.2018

Eiendeler                                                                              

Anleggsmidler

Tomter, bygninger og fast eiendom 3.447.615                                                                        

Maskiner, anlegg og inventar                                           220.994

Sum anleggsmidler                                                        3.668.609

Omløpsmidler

Varelager og forskudd leverandører                              114.101

Kortsiktige fordringer                                                    39.243

Forsskuddsbet. kostnader og påløpte inntekter            -1.906

Kontanter, bankinnskudd mv.                                          364.250

Sum omløpsmidler                                                        515.688           

Sum eiendeler                                                                 4.184.298

Egenkapital               

Sum egenkapital                                                                  -718.851

Annen langsiktig gjeld                                                    -3.266.655

Leverandørgjeld                                                                          544

Skyldige offentlige avgifter                                                 -45.791

Sum kortsiktig gjeld                                                            -153.545

Sum gjeld og egenkapital                                      -4.184.298


Noter til regnskapet for 2018

Note 1

Her ligger Proshop, kafedrift, turneringsinntekt, tilskudd

Note 2

Her i ligger inntekter fra medlemskontingent med kr. 898.686 og salg av greenfee og fritt spill med til sammen kr. 440.192

Sak 5 Fastsettelse av medlemskontingent 2019, styrets forslag

  Ingen endring fra 2018. Kontingenten er obligatorisk og inkluderer bl.a. medlemskap i Tromsø Golfklubb iht. Norges Idrettsforbunds regelverk. Kontingenten går delvis til NIF.
Støttemedlemskap gir ikke spillerett, men du mottar magasinet Norsk Golf og er stemmeberettiget på årsmøtet.
Medlemskap løper til de blir sagt opp. Frist for oppsigelse er 31.12 inneværende år. Oppsigelse skal sendes skriftlig til info@tromsogolf.com
Greenfee gjestespillere er kr. 395,-